Polityka prywatności VoltInspector

§1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych Użytkowników (kont firmowych i elektryków) jest VoltInspector spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (spółka w organizacji, w trakcie rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym).

Dane kontaktowe administratora:
VoltInspector spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji
Adres: [do uzupełnienia]
NIP: [do uzupełnienia]  |  REGON: [do uzupełnienia]  |  KRS: [do uzupełnienia po rejestracji]
Email: rodo@voltinspector.pl
Punkt kontaktowy ds. ochrony danych: rodo@voltinspector.pl

Usługodawca nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD) — w opisanym modelu i skali działalności nie zachodzi ustawowy obowiązek jego powołania (art. 37 RODO). We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych właściwy jest powyższy punkt kontaktowy.

§2 Kategorie i źródła danych osobowych

2.1 Dane Użytkowników platformy

2.2 Dane klientów Firm (przetwarzane w imieniu Firm)

§3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

§4 Okres retencji danych

§5 Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami przez panel użytkownika (Ustawienia → RODO) lub wyślij email na: rodo@voltinspector.pl. Odpowiemy w ciągu 30 dni od otrzymania żądania.

§6 Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców (podmiotom przetwarzającym):

• Dostawca infrastruktury serwerowej (hosting) — OVH (serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej / EOG)
• Dostawca poczty transakcyjnej — Brevo (Sendinblue SAS, Francja / EOG) — wysyłka powiadomień, protokołów, zaproszeń i faktur e-mail
• Dostawca kopii zapasowych poza siedzibą (disaster recovery) — Backblaze B2; dane szyfrowane po stronie klienta i przechowywane w regionie UE, jednak dostawca ma siedzibę w USA (transfer na podstawie standardowych klauzul umownych — §7)
• Operator płatności i fakturowania — wskazany dostawca polskiej bramki płatniczej oraz systemu fakturowania VAT (w zakresie danych rozliczeniowych)
• Forwarding adresów e-mail — seohost.pl (Polska)

Wszyscy odbiorcy działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i zapewniają odpowiedni poziom ochrony. Nie korzystamy obecnie z narzędzi analitycznych ani marketingowych przetwarzających dane osobowe.

§7 Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane są przetwarzane na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Kopie zapasowe (disaster recovery) są przechowywane w regionie UE u dostawcy Backblaze B2 mającego siedzibę w USA; dane są szyfrowane po stronie klienta przed wysłaniem, a przekazywanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Analogiczne zabezpieczenia stosujemy do każdego ewentualnego transferu danych poza EOG.

§8 Bezpieczeństwo danych

Wdrożyliśmy następujące środki bezpieczeństwa:

• Szyfrowanie transmisji danych (HTTPS/TLS 1.3)
• Hashowanie haseł (bcrypt)
• Izolacja danych między firmami (multi-tenancy)
• Log audytowy wszystkich operacji na danych
• Codzienne kopie zapasowe bazy danych
• Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC)
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa

W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych, które może powodować ryzyko dla praw i wolności osób, powiadomimy UODO w ciągu 72 godzin oraz poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki.

§9 Pliki cookies

9.1 Rodzaje plików cookies

Obecnie Platforma stosuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do jej działania. Nie używamy cookies analitycznych ani marketingowych.

9.2 Zarządzanie cookies

Cookies można usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki. Ponieważ stosujemy wyłącznie cookies niezbędne, zgoda na nie nie jest wymagana. W razie wprowadzenia w przyszłości cookies analitycznych lub marketingowych poprosimy o zgodę za pomocą banera cookie przy pierwszej wizycie.

§10 RODO — prawa klientów Firm

10.1 Klauzula informacyjna dla klientów Firm

Firma korzystająca z VoltInspector, jako administrator danych swoich klientów, jest zobowiązana do przekazania klientom klauzuli informacyjnej zgodnie z art. 13 RODO. VoltInspector udostępnia Firmom gotowy wzór klauzuli informacyjnej w panelu administracyjnym.

10.2 Żądanie usunięcia danych przez klienta Firmy

Jeśli klient Firmy zażąda usunięcia swoich danych, Firma może anonimizować dane klienta w systemie. Protokoły pomiarowe ze względu na ich wartość prawną są anonimizowane (nie fizycznie usuwane).

§11 Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (UPPD)

VoltInspector, jako podmiot przetwarzający dane klientów Firm, zawiera z każdą Firmą Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych (UPPD) zgodnie z art. 28 RODO. UPPD jest akceptowana automatycznie podczas rejestracji Firmy.

11.1 Zakres powierzenia

VoltInspector przetwarza w imieniu Firmy następujące kategorie danych: dane osobowe klientów Firm (imię, nazwisko, email, telefon, adres), dane obiektów pomiarowych, wyniki pomiarów, podpisy.

11.2 Obowiązki VoltInspector jako podmiotu przetwarzającego

• przetwarzanie danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Firmy (w ramach funkcjonalności Platformy), chyba że obowiązek przetwarzania nakłada prawo Unii Europejskiej lub prawo krajowe;
• zapewnienie, by personel mający dostęp do danych zobowiązał się do zachowania poufności;
• wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (art. 32 RODO);
• wspieranie Firmy — w miarę możliwości — w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, ocena skutków dla ochrony danych / DPIA, uprzednie konsultacje z organem nadzorczym);
• zgłaszanie Firmie każdego naruszenia ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, wraz z informacjami niezbędnymi Firmie do wykonania jej obowiązków wobec organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą;
• po zakończeniu świadczenia usług — zależnie od decyzji Firmy — usunięcie albo zwrot wszystkich powierzonych danych i usunięcie istniejących kopii, o ile prawo Unii lub prawo krajowe nie nakazuje ich dalszego przechowywania (zasady i terminy — §4 oraz §11.4);
• udostępnianie Firmie informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwienie Firmie lub upoważnionemu przez nią audytorowi przeprowadzenia audytu, w tym inspekcji — nie częściej niż raz w roku lub dodatkowo po stwierdzonym incydencie bezpieczeństwa, po uprzednim uzgodnieniu terminu i zakresu w sposób niezakłócający ciągłości świadczenia usług.

11.3 Podpowierzenie

VoltInspector korzysta z następujących podwykonawców (dalszych podmiotów przetwarzających) przy przetwarzaniu danych Firm:

• OVH — hosting / infrastruktura serwerowa (UE / EOG);
• Brevo (Sendinblue SAS) — wysyłka wiadomości e-mail (Francja / EOG);
• Backblaze B2 — kopie zapasowe poza siedzibą; dane szyfrowane po stronie klienta, region UE, dostawca z siedzibą w USA (SCC).

O zamiarze zmiany lub dodania podwykonawcy informujemy Firmę z wyprzedzeniem, umożliwiając zgłoszenie sprzeciwu. Aktualna lista jest dostępna również pod adresem rodo@voltinspector.pl.

11.4 Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu Umowy

Po rozwiązaniu Umowy Firma decyduje o usunięciu albo zwrocie powierzonych danych. Realizacja następuje w terminie do 90 dni, na zasadach retencji z §4 niniejszej Polityki oraz Regulaminu (§7.3, §8.3). Dane, których dalsze przechowywanie nakazują przepisy prawa (np. dane rozliczeniowe), przechowywane są wyłącznie w tym zakresie i przez wymagany okres.

11.5 Wersja, akceptacja i zmiany UPPD

UPPD jest akceptowana elektronicznie podczas rejestracji Firmy; fakt akceptacji, wersję dokumentu oraz jej datę Usługodawca rejestruje jako dowód. Aktualna wersja UPPD odpowiada wersji niniejszej Polityki Prywatności (wersja 1.2, obowiązuje od 3 lipca 2026 r.). O istotnych zmianach UPPD — w tym o zmianie lub dodaniu podwykonawcy (§11.3) — Usługodawca informuje Firmę z wyprzedzeniem, umożliwiając zgłoszenie sprzeciwu; brak akceptacji istotnej zmiany uprawnia Firmę do rozwiązania Umowy.

§12 Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może ulec zmianie. O istotnych zmianach informujemy drogą email z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem voltinspector.pl/polityka-prywatnosci. Każda wersja jest archiwizowana i dostępna na żądanie.

§13 Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz kontaktować się z nami:

• Email w sprawach ochrony danych (RODO): rodo@voltinspector.pl
• Panel użytkownika: Ustawienia → Moje dane → RODO

Odpowiadamy na żądania w ciągu 30 dni. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni (z poinformowaniem o przyczynach).

Masz również prawo złożyć skargę do organu nadzorczego: Prezes UODO, uodo.gov.pl.